"Tabla
de Plazos Mínimos de Conservación de los Documentos de Personal y de
Control", que serán de aplicación obligatoria en todo su ámbito.
(Decreto
N°1571)
Debido
a que fue necesario uniformar los plazos mínimos de conservación de todos los
documentos relativos a la administración del personal de la Administración
Pública Nacional, como así también a aquellos documentos de control de la
documentación en general.
Debiéndose
establecer una distinción entre los documentos que cumplen una función
administrativa, llamados operativos y aquellos que son creados en cumplimiento
de los objetivos del organismo, denominados sustantivos, a efectos de lograr
una eliminación sistemática de los que no merezcan ser conservados.
Se hizo necesario asegurar la conservación de
aquellos documentos que realmente tienen valor permanente, como así también
facilitar la búsqueda y el ordenamiento tanto de los documentos activos como de
los inactivos.
La
adopción de una tabla de plazos mínimos de conservación de los documentos de
personal y de control, constituye un primer e indispensable paso hacia la
eliminación racional y sistemática de documentos que carezcan de valor
permanente.
Cabe
aclarar que todo acto de eliminación de documentación, debe estar respaldado
por una decisión de la autoridad competente, que responderá a los enunciados
del decreto 1571.
TABLA
DE PLAZOS MINIMOS DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS DE PERSONAL
TIPOS DOCUMENTALES:
|
— Expedientes.
|
— Actuaciones o trámites internos.
|
|
— Formularios.
|
Tema
|
Plazo
mínimo de conservación
|
Accidente de trabajo sin causa
judicial.
|
3 años desde el reintegro del agente,
o declaración de incapacidad, sin reintegro.
|
Accidente de trabajo con causa
judicial.
|
1 año desde la finalización de la
causa judicial por perención de instancia o por sentencia final.
|
Asignación de funciones
|
1 año desde la finalización de las
funciones asignadas.
|
Cesantías.
|
Permanente.
|
Comisiones de servicio
|
1 año desde la finalización de la
comisión. 10 años desde su cumplimiento si hay lugar a indemnización.
|
Desarraigo.
|
1 año desde el consentimiento y
efectivización del acto administrativo.
|
Embargos.
|
1 año desde el cese del embargo.
|
Exoneración.
|
Permanente.
|
Fallecimiento.
|
1 año desde la denuncia del
fallecimiento.
|
Franquicias (por estudios,
maternidad, incapacidad).
|
1 año desde el fin de la franquicia.
|
Justificación de inasistencias.
|
1 año desde la fecha de
justificación.
|
Legajos de personal.
|
Permanente.
|
Licencia anual ordinaria.
|
1 año desde que fue concedida.
|
Licencias especiales.
|
5 años desde la finalización de la
licencia.
|
Licencias extraordinarias
|
(excepto para realizar estudios o
investigaciones). 1 año desde la finalización de la licencia.
|
Licencias extraordinarias para
realizar estudios o investigaciones.
|
Permanente.
|
Nombramientos.
|
2 años desde la fecha de la
resolución del nombramiento.
|
Partes de asistencia.
|
1 año desde su fecha.
|
Promociones
|
1 año desde el consentimiento del
acto administrativo.
|
Recursos administrativos
|
3 años desde la notificación de la
resolución o decreto.
|
Reingresos.
|
2 años desde la fecha de la
resolución del nombramiento.
|
Reintegro de haberes.
|
1 año desde efectuado el reintegro.
|
Renuncias.
|
1 año desde su aceptación.
|
Renuncias condicionadas.
|
1 año desde la cesación de los
servicios.
|
Reubicación y re-encasillamiento.
|
3 años desde el consentimiento y
efectivización del acto administrativo.
|
Sanciones disciplinarias:
Apercibimiento y suspensión (que no sean consecuencia de sumario).
|
1 año desde la fecha de la sanción.
|
Solicitud de empleo denegada.
|
6 meses desde la fecha de
notificación de la denegatoria al interesado.
|
Subrogación -- suplencias.
|
1 año desde el fin de la subrogación
o suplencia.
|
Sumarios -- con consecuencia
patrimoniales
|
10 años desde la notificación del
acto dispositivo.
|
--otros.
|
5 años desde la notificación del acto
dispositivo.
|
--cuando se produce cesantía o
exoneración.
|
Permanente.
|
Tarjetas de control de asistencia o
planillas de asistencia.
|
1 año desde la finalización del año
calendario en el que se registró la tarjeta.
|
Titulos habilitantes.
|
1 año desde la fecha de la
resolución.
|
Traslados y permutas.
|
1 año desde la fecha de
consentimiento y efectivización del acto administrativo.
|
TABLA
DE PLAZOS MINIMOS DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS DE CONTROL
TIPOS DOCUMENTALES:
|
— Tarjetas
|
— Formularios
|
Descripción
|
Plazo
mínimo de conservación
|
Comprobantes de correspondencia
certificada.
|
6 meses desde su fecha.
|
Fichas de trámite de expediente o
actuación.
|
Permanente.
|
Hojas de ruta.
|
Hasta el ingreso de la documentación
en el archivo central.
|
Planillas de control de remitos de
documentos.
|
1 año desde la última fecha incluida
en la planilla.
|
Remitos de documentos.
|
2 años desde la fecha del remito.
|
ANEXO
I
PAUTAS,
DEFINICIONES Y PROCEDIMIENTOS
1) Pautas
Esta
Tabla se refiere solamente a los originales de los documentos en ella
incluidos. Las copias de los mismos pueden ser destruidas sin solicitar su
desafectación, salvo en el caso de copias de substitución (aquellas
reproducciones que reemplazan al original cuando éste no existe y forman parte
de la archivalía del organismo).
Las
copias de substitución debidamente autenticadas tendrán el mismo valor que el
original (en el caso de Resoluciones y Disposiciones); si carecieran de
autenticación deberán preservarse igualmente, pero sólo servirán de principio
de prueba por escrito.
Las
Resoluciones o Disposiciones originales recaídas en los expedientes o en las
actuaciones comprendidas en esta Tabla, deberán ser reemplazadas por copias o
reproducciones debidamente autenticadas; cuando correspondiera la intervención
del Tribunal de Cuentas de la Nación, el reemplazo se efectuará después de la
intervención y antes de la prosecución del trámite que correspondiere. Con los
originales se constituirán series ordenadas numérica y cronológicamente. Una
serie corresponderá a Resoluciones y otra a Disposiciones. Todos estos
documentos originales tienen el mismo valor permanente y deberán ser
conservados adecuadamente; por consiguiente no deberán ser incluidos en las
solicitudes de desafectación.
Los
Legajos de Personal donde deberán registrarse todos los datos que constituyan
la memoria sobre la actividad desarrollada por el agente público y agregarse
los curriculum vitae y declaraciones juradas que cada agente presentare,
también son de guarda permanente, sin perjuicio de que ellos puedan contener
documentación transitoria.
Las
Fichas de Trámite de Expedientes y Actuaciones son de guarda permanente (salvo desafectación
del Archivo General de la Nación), aún cuando correspondieren a documentos
desafectados.
Esta
Tabla indica los plazos mínimos durante los cuales deberán ser conservados los
documentos en los organismos. Ello implica que los mismos podrán ser guardados
por más tiempo que el aquí establecido, siempre que se justificare con razones
bien fundadas ante las autoridades del mismo organismo. Estos plazos mínimos se
deberán contemplar en dos etapas desde el punto de vista de la utilidad del
documento: la primera, es la más activa del documento (período de utilización
de alta frecuencia); durante el transcurso los documentos deberán ser
conservados en la oficina productora. Cada organismo deberá considerar la
frecuencia de consulta conforme a un patrón establecido y a sus propias
necesidades. En la segunda etapa, que es la menos activa, o inactiva del
documento, éste no se utiliza en forma frecuente, no justificándose que ocupe
espacio en la oficina productora. Por tanto, los documentos deberán trasladarse
a un único depósito del organismo (archivo central) perfectamente ordenados y
clasificados. Siendo el período de guarda inferior a dos (2) años no será
necesario efectuar el traslado antes mencionado.
Los
plazos de conservación aquí establecidos tienen en cuenta los valores
intrínsecos de la información contenida en los documentos, contemplándose los
aspectos administrativos, legales y fiscales (valores primarios) que señalan el
tiempo de conservación precaucional. El fin de este plazo precaucional permite
a los organismos solicitar ante el Archivo General de la Nación, la
desafectación correspondiente (punto 3) del presente anexo. Salvo indicación en
contrario, los plazos de conservación son expresados en años, no debiendo
coincidir necesariamente con el año calendario, sino que se consideran para
ello los períodos de 12 (doce) meses a partir de la última fecha del documento
o de la actuación o expediente, en que está integrado.
2)
Definiciones
2.1. Documentos de personal: son todos
aquellos relativos a los agentes públicos, producidos o recibidos por un
organismo público donde el empleado ocupa un cargo. Esta clasificación incluye:
expedientes, legajos de los agentes, fichas de control de asistencia, planillas
de control de asistencia, formularios, etc.
2.2. Documentos de control: son
aquellos que sirven de prueba de los trámites o actos realizados. Abarcan
planillas de control de giro de documentación, comprobantes de la correspondencia
certificada, formularios completos de remitos de documentación, fichas de
trámite de expedientes o actuaciones.
3)
Procedimientos
3.1.
De la formación de la Comisión de Selección Documental: de acuerdo a lo dispuesto por el art. 2
primer parágrafo, deberá ser designada una Comisión de Selección Documental. La
misma estará integrada por un abogado, un contador o licenciado en
administración, un administrativo y un archivero. Este último funcionario podrá
ser reemplazo por el Jefe del Departamento Mesa de Entradas, Salidas y Archivo
o el Jefe del Archivo Central si lo hubiera. Las responsabilidades de esta
Comisión se indican en 3.3.
3.2.
De los documentos incluidos en esta Tabla: una
vez vencidos los plazos de conservación precaucional indicados, se deberá
proceder de la siguiente forma:
3.2.1.
Llenado y remisión por duplicado al Archivo General de la Nación de los
formularios de SOLICITUD DE DESAFECTACION (información global de la
documentación a desafectar - anexo II) y el de INVENTAIO DE SOLICITUD DE
DESAFECTACION (asiento detallado de las piezas documentales destinadas a
eliminar - anexo II).
3.2.2.
Una vez desafectada la documentación por el Director General del Archivo
General de la Nación (art. 4) - quien podrá disponer la reserva de algunas
piezas documentales en carácter de muestreo, o de una serie o subserie
completa, asignándoles valor permanente- los funcionarios indicados en los
arts. 2 y 3 deberán ordenar la eliminación de los documentos desafectados,
mediante el acto administrativo correspondiente.
3.2.3.
Cumplidos estos actos, se procederá a separar la documentación eliminable y se
cotejará con el Inventario de Desafectación a los efectos de su eliminación,
con intervención y contralor, e la Comisión de Selección Documental. Se agruparán
por separado aquellas piezas documentales que deban conservarse, sea por
muestreo o asignación de carácter permanente atados, mediante el acto a otras
que la Comisión por sí considere de guarda permanente debiendo fundamentarlo
debidamente.
3.2.4.
Se suscribirá el Acta de Eliminación (anexo II), firmando la misma la Comisión
de Selección Documental.
3.2.5.
Se asentará en las Fichas de trámite de expediente o actuación el número del
Acta de Eliminación.
3.2.6.
Se procederá a la destrucción del material documental correspondiente por medio
de:
3.2.6.1.
Trituración y eliminación o venta de la masa de papel triturado.
3.2.6.2.
Venta, de los documentos en el estado en que se encuentra, con cargo de ser
convertido en inutilizable.
3.2.6.3.
Otras formas de destrucción que garantice la no utilización de la documentación
como tal.
3.2.7.
Los documentos denominados en esta Tabla como de control, se eliminarán sin
solicitar su desafectación.
3.3.
De los responsables: El Jefe del Departamento de Mesa de Entradas, Salidas y
Archivo o en su defecto el Jefe del Archivo Central será responsable de
cumplimentar lo indicado en 3.2.2.; 3 2.3.; 3.2.4.; 3.2.5.; 3.2.6. y 3.2.7. Los
responsables deberán controlar además, que la documentación que se solicita
desafectar, sea la comprendida en esta Tabla y que sus plazos precaucionales
hayan finalizado.
3.4.
De los documentos no comprendidos en esta Tabla: para los documentos operativos
o sustantivos no incluidos en esta Tabla deberá procederse de la siguiente
forma:
3.4.1.
Toda la documentación anterior al año 1916 posee valor permanente y no se puede
solicitar su desafectación. La posterior a esta fecha es susceptible de ser
desafectada.
3.4.2.
La documentación indicada en 3.4.1. in-fine recibirá el mismo tratamiento
establecido en 3.2.1.; 3.2.2.; 3.2.3.; 3.2.4.; 3.2.5.; 3.2.6. y 3.3., pero
siguiendo el procedimiento prescripto por el Decreto Nro. 232/79.
ACTA
DE ELIMINACION
En
la ciudad de Buenos Aires a los ..... días del mes de ...............del año
......, se constituye la Comisión de Selección Documental designada por
Resolución Nro. ...........dictada por .. ...(1) el ... (2) ... integrada por
los señores ...(3) ... siendo las..... horas. Procede en primer lugar al
incorporar a la presente la autorización de desafectación documental producida
por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, y la ... (4) ..., de ... (5) ... ordenando
la eliminación de la documentación desafectada. Seguidamente se procede a
cotejar el inventario de la documentación a los efectos de su eliminación, la
que se hará por medio de..... (6) .... guardándose como muestreo los documentos
de cada serie y/o subserie, asentados en el Anexo Nro......... del listado de
documentos desafectados, y/o guardándose los tipos documentales........, que se
separan de las unidades documentales. ...........Conste que se ha procedido a
asentar en las fichas y/o libros ....(7) ... la nota de autorización de
desafectación y la presente Acta. Se extienden dos (2) ejemplares de un mismo
tenor, uno de los cuales se gira al Archivo General de la Nación a sus efectos.
FIRMAN:
los miembros de la Comisión ad-hoc, operario que efectúa la destrucción.
INSTRUCTIVO
PARA EL ACTA DE ELIMINACION
1)
Nombre y cargo de la autoridad máxima del Ministerio, Secretaría, Empresa o
Sociedad.
2)
Fecha.
3)
Nombres, cargos y funciones que revisten en la estructura del Organismo,
Empresa o Sociedad.
4)
Resolución o Disposición de la autoridad máxima del Organismo.
5)
Fecha.
6)
Trituración y venta por licitación de la masa del papel triturado, o por la
venta de los documentos en el estado que se encuentran, con cargo de ser
convertido en material ilegible, u otro medio (Anexo I).
7)
Libros de entradas, inventarios o índices numéricos.
